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Con el objeto de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, le informamos que ADBID LATINOAMÉRICA S.A.S. (en adelante “ADBID”) sociedad comercial legalmente constituida, con domicilio en la ciudad de BOGOTÁ D.C, considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de datos personales, ha desarrollado su POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, en la que se plasman las políticas empresariales de acuerdo con las cuales se realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad del tratamiento, sus derechos como titular, así como los mecanismos previstos en la ley para el ejercicio de tales derechos.

Asimismo, ADBID informa que Usted como titular de los datos personales le asiste el derecho a contar con la privacidad de los mismos, por lo que de la misma manera se le informa que los datos personales recolectados se encuentran almacenados mediante medios tecnológicos seguros y confiables, que velan por prevenir y evitar la fuga involuntaria de información, y a los que se les realizarán los siguientes tratamientos: (i) Recolectar, almacenar y verificar datos personales (nombre, identificación, teléfono, correo electrónico, dirección de contacto); (ii) Usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario; (iii) transferir a terceros los datos personales para efectos de mercadeo, así como transmitir los datos a terceros y contratistas para la adecuada prestación del servicio; (iv) efectuar verificación de los datos para garantizar su idoneidad y/o efectuar cobros, y compartir/consultar información con centrales de riesgos en caso de ser necesario; (v) suprimir la información en caso de que ya no sea necesaria.

ADBID usará dicha información con la siguiente finalidad: (i) para su almacenamiento en bases de datos de ADBID; (ii) para establecer, mantener y retroalimentar la relación comercial; (iii) para procurar la efectividad y seguridad de la prestación de los servicios que se lleven a cabo por ADBID; (iv) Para procurar la protección y ejercicio de sus derechos así como los de ADBID y/o sus contratista en la medida que sea posible de acuerdo con el tratamiento realizado por ADBID; (v) para cumplir a cabalidad con los servicios contratados; (vi) para adelantar actividades necesarias para gestionar las consultas y reclamos presentadas y direccionarlas al área responsable; (vii) para enviar información de ofertas comerciales de servicios de ADBID, así como para desarrollar actividades de mercadeo, estadísticas, investigación, comercialización, y/o demás propósitos comerciales de servicio que se presten o que se pudieran llegar a prestar u ofrecer, siempre y cuando no contravengan la legislación en Colombia; (viii) para la remisión de cualquier información de carácter comercial o de servicios; (ix) para el fortalecimiento de las relaciones comerciales mediante el envío de información relevante, toma de pedidos, atención a peticiones, quejas y reclamos, así como para realizar evaluaciones de calidad; (x) para realizar la debida facturación y cobro de los servicios contratados; (xi) para la verificación del cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales; (xii) para mejorar y promocionar el servicio prestado por ADBID; (xiii) para la atención de requerimientos judiciales o administrativos, y para el cumplimiento de mandatos judiciales o legales; (xiv) para la transmisión de datos personales a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con el objeto de realizar y cumplir con el servicio ofrecido a través de ADBID; (xv) para gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables; (xvi) para enviar información sobre nuevos productos o servicios, noticias y demás información que ADBID estime conveniente; (xvii) para compartir los datos personales con empresas de servicios o empresas de outsourcing que contribuyan a facilitar las operaciones a través de ADBID, (xviii) para cualquier requerimiento efectuado por la Superintendencia de Industria y Comercio en cumplimiento de las circulares emitidas para el tratamiento de datos personales; ADBID velará porque las políticas de los terceros que puedan llegar a recibir su información tengan estándares similares a los de su Política de Tratamiento de Datos, mediante la firma de acuerdos, convenios y/o contratos.

En relación con datos sensibles, ADBID únicamente recolectará este tipo de datos previa autorización, cuando dicha autorización sea necesaria y proporcional para la ejecución de la relación contractual entre Usted y los terceros en donde sean comprados y ofrecidos los producto  y/o servicios requeridos,  siempre y cuando la ley permita acceder a información sensible de éste. Usted reconoce y acepta que sus datos personales podrán ser puestos a disposición del personal encargado de labor correspondiente, dentro de la compañía, sin excluirse la posibilidad de ser transferidos a encargados, consultores, asesores, personas y oficinas externas según sea necesario para cumplir con las finalidades citadas.

En cualquier momento, Usted podrá ejercer los derechos que le otorga la ley, entre los cuales se encuentra: (i) conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento; (ii) solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en la legislación vigente; (iii) ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; (iv) revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; (v) presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012; y, (vi) acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto del tratamiento.

Asimismo, Usted podrá acceder o consultar las Políticas de Tratamiento de Datos Personales, así como los procedimientos de consulta y reclamación que le permitirán hacer efectivos sus derechos al acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de los datos a través de comunicación dirigida a ADBID LATINOAMERICA S.A.S, a través solicitud enviada al correo electrónico: daniela.gonzalez@adbid.com.co

AVISO DE PRIVACIDAD - ADBID LATINOAMÉRICA S.A.S.

POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

 

La Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales para clientes y proveedores de ADBID LATINOAMERICA S.A.S busca el desarrollo y protección del derecho constitucional que tienen todas las personas a la habeas data en cumplimiento con lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás disposiciones complementarias que hacen parte del marco general de la protección de los datos personales en Colombia. En esos términos, la presente política regula el tratamiento de los datos personales de clientes y proveedores de ADBID LATINOAMERICA S.A.S, persona jurídica identificada con N.I.T. No. 900.949.435-9, constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia y domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C, (en adelante y para efectos del presente documento se denominará ADBID).

ADBID está comprometido con la protección de la privacidad y toda la información que pueda asociarse o relacionarse con personas naturales o jurídicas determinadas, (en adelante y para efectos del presente documento se denomina los Datos Personales) a los cuales ADBID tenga acceso en el desarrollo de actividades mercantiles y de prestación de servicios. En esos términos, cualquier información a la que tenga acceso ADBID de forma gratuita u onerosa, a través de través de cualquier transferencia o transmisión, se regulará por medio de las presentes disposiciones reglamentarias.

ADBID podrá tener acceso a través de los diferentes canales de comunicación, físicos o digitales, en lo referente a su recolección, almacenamiento, administración, utilización, procesamiento, análisis, transferencia, transmisión, protección y supresión de datos de identificación (nombre, cédula, edad, género), de contacto (teléfono, correo electrónico, dirección), de educación (nivel de educación, instituciones, grado de estudio, fecha en las que realizo el proceso educativo), de preferencia de consumo, de visitas y de comportamiento e internet, información financiera, bursátil, de calificación de riesgo, así como referencias personales o comerciales de la persona natural o jurídica y otros datos relevantes para la operación mercantil o que pueda ser considerada como pública, privada, semiprivada o sensible.


ADBID podrá obtener la información que se detalla en el presente documento por medios digitales o físicos, de forma directa por parte de los titulares o a través del uso de plataformas de Internet pertenecientes a la sociedad, previa autorización expresa por parte del Cliente o el Proveedor. Cualquier interacción que tengan los Clientes o Proveedores en la Plataforma de ADBID (INDICAR PÁGINA WEB en adelante La Plataforma) en donde se solicite información privada, semiprivada o sensible, el titular expresa y otorga su consentimiento al uso de dichos datos conforme se describe en esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales. Las finalidades para las cuales será recolectada la información se encuentran descritas por medio del aviso de privacidad y el presente documento relacionado con las políticas de protección y tratamiento de datos personales. El manejo, recolección, almacenamiento y tratamiento de los datos personales recolectados se efectuará de conformidad con las disposiciones relativas a la Ley 1581 de 2012, las diversas circulares relacionadas con el manejo de la información por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio y de la Superintendencia Financiera de Colombia, con la presente política de protección y tratamiento de datos personales, el aviso de privacidad y los manuales internos del tratamiento de datos personales que estarán desarrollados conforme el presente documento.

I. Información del Responsable del Tratamiento de los Datos Personales.


Razón Social ADBID LATINOAMÉRICA S.A.S
Domicilio BOGOTÁ D.C
Dirección CARRERA 5 No. 92 A- 84
Correo Electrónico DANIELA.GONZALEZ@ADBID.COM.CO
Teléfono 3015406834

II. Definiciones 

 

 

Los siguientes son los términos definidos que serán utilizados en esta Política de Protección de Datos Personales, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, así como las referidas a la clasificación de los datos de acuerdo con la Ley 1266 de 2008: 

a) Aviso de Privacidad: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la Información y de la empresa que inicie el proceso dentro de la plataforma para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales. 

b) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales. 

c) Autorizado: Es Adbid y todas las personas que por virtud de la Autorización y de esta política de protección de Datos Personales, tienen legitimidad para tratar los Datos Personales del Titular. 

d) Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de tratamiento. Dichas bases de datos serán registradas ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 886 de 2014 y en las normas que lo adicionen o modifiquen. 

e) Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

f) Datos Públicos: Datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión y oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 

g) Datos Sensibles: Toda información que pueda afectar la intimidad del Titular o cuyo uso pueda generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos. 

h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 

i) Habilitación: Es la legitimación que expresamente hace Adbid para que terceros realicen el Tratamiento de los Datos Personales, convirtiendo por tanto a dichos terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición de él mismo. 

j) Responsable del Tratamiento: Es Adbid o cualquier otra persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. 

k) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 

l) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

m) Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

n) Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
 

III. Autorización para el Tratamiento. 

IV. Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales

La recolección, almacenamiento, uso, transmisión, transferencia, circulación y/o supresión de sus Datos Personales por parte de Adbid, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los Titulares de estos. 
 

En ese sentido, Adbid, en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para la obtención previa y expresa de los Titulares de los Datos Personales. 

La autorización se hará mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca que, de no haberse surtido una conducta especifica por parte del Titular, los Datos Personales nunca hubiesen podido ser recolectados y almacenados en las Bases de Datos. 

Adbid adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de la forma en la qué obtuvo la autorización por parte de los Titulares. 

 

Los Datos Personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados por Adbid, de acuerdo con la finalidad o finalidades que tenga cada tipo de Tratamiento, según la finalidad para la cual fueron recolectados y las cuales se encuentran establecidas en esta Política. 

El Tratamiento realizado por Adbid se realizará por el tiempo que sea razonable y necesario conforme con el tipo de Tratamiento. No obstante, Adbid conservará por un término indefinido, aquellos datos que se requieran con el fin de dar cumplimiento a obligaciones legales. 

V. Tratamiento de Datos Sensibles 

Adbid podrá acceder y hacer uso de datos sensibles de sus empleados tales como vídeos, fotografías y huellas dactilares. Así mismo, Adbid podrá obtener información sobre el estado de salud de sus empleados en cumplimiento de las obligaciones legales sobre salud ocupacional. 

En el Tratamiento de Datos Sensibles, Adbid observará estrictamente las limitaciones y obligaciones. Por lo tanto, en caso de realizar Tratamiento de Datos Sensibles, Adbid se asegurará de: 

a) Obtener consentimiento expreso del Titular; 

b) Informar al Titular que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento e; 

c) Informar al Titular de forma explícita y previa, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

Esta autorización será implementada en toda recolección de Datos Sensibles, salvo en los siguientes casos en los que por expresa disposición legal no se requiere de autorización: 

a) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización; 

b) El Tratamiento sea efectuado en el curso de actividades legítimas con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular; 

c) El Tratamiento se refiera a Datos Personales que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; 

d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

En los casos en que Adbid tenga acceso a Datos Sensibles, el Tratamiento de los mismos se realizará bajo las siguientes finalidades: 

a) Datos relativos al estado de salud e historia clínica ocupacional de candidatos y/o empleados: i) Verificar si el candidato y/o empleado cumple con los requisitos físicos necesarios para desempeñar el cargo para el cual está aplicando o fue contratado; ii) Contar con la información necesaria para atender cualquier emergencia médica que se presente durante la ejecución del contrato de trabajo en las oficinas de Adbid y; iii) Cumplir con las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo. 

 

b) Datos biométricos de empleados: i) Identificar al personal que acceda a las oficinas de Adbid; ii) Dar acceso a las oficinas de Adbid; iii) Verificar la permanencia de los empleados en las oficinas; iv) Dar cumplimiento a obligaciones legales que se deriven de la relación laboral entre el empleado y Adbid; v) Proporcionar la seguridad respectiva; vi) Publicitar y difundir la participación de empleados de Adbid en distintas actividades. 

VI. Tratamiento de Datos Personales de Niñas, Niños y Adolescentes 


El Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y/o adolescentes que sean de naturaleza pública que realice Adbid cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos: 

a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes;

b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales y; 

c) Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. 

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente podrá otorgar la autorización para el Tratamiento, previo ejercicio del derecho del menor de su derecho de ser escuchado, opinión que deberá valorar teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. 
 

VII. Derechos de los Titulares 

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el capítulo veinticinco del Decreto 1074 de 2015, el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos: 

a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a Adbid, en su calidad de Responsable del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; 

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Adbid en su calidad de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando

se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 2.2.2.25.2.7 del Decreto 1074 de 2015; 

c) Ser informado por Adbid, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; 

d) Presentar ante la SIC, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Adbid; 

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la SIC haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución y; 

f) Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento por Adbid. 

Estos derechos podrán ser ejercidos únicamente por las siguientes personas:

 

a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente; 

b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad; 

c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; y 

d) Por estipulación a favor de otro o para otro. 

VIII. Obligaciones de Adbid cuando actúe como Responsable o Fuente del Tratamiento de Datos Personales 

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; 

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular; 

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; 

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; 

e) Cuando sea aplicable, garantizar que la información que se suministre al Encargado o Operador del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f) Cuando sea aplicable, actualizar la información, comunicando de forma oportuna y periódica al Encargado u Operador del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada; 

g) Cuando sea aplicable, rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado u Operador del Tratamiento; 

 

h) Cuando sea aplicable, suministrar al Encargado u Operador del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley; 

i) Cuando sea aplicable, exigir al Encargado u Operador del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; 

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley; 

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de ley aplicable y en especial, para la atención de consultas y reclamos; 

l) Cuando resulte aplicable, informar al Encargado u Operador del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; 

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; 

n) Cuando resulte aplicable, diseñar e implementar mecanismos eficaces para reportar oportunamente la información al Encargado u Operador del Tratamiento; 

o) Cuando resulte aplicable, certificar, semestralmente al Encargado u Operador del Tratamiento, que la información suministrada cuenta con la autorización de conformidad con lo previsto en la ley; 

p) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares y; 

q) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC. 

r) Realizar el registro de las bases de datos ante el RNBD de la SIC. 

IX. Obligaciones de Adbid cuando actúe como Encargado u Operador del Tratamiento de Datos Personales 

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; 

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley aplicable; 

d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo; 

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley aplicable; 

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares; 

g) Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley aplicable; 

h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal; 

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la SIC; 

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella; 

k) Informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares y; 

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC. 

X. Finalidades del Tratamiento


Los Datos Personales, tales como sus nombres, número de cédula, correos electrónicos, teléfonos fijos o celulares, entre otros, tratados por Adbid deberán someterse únicamente a las finalidades que a continuación se señalan. Así mismo los Encargados o aquellos terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de la presente Política, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades: 

a) Finalidades para el tratamiento de datos de empleados: i) Dar cumplimiento a las obligaciones laborales de Adbid, establecidas en el contrato de trabajo suscrito, la legislación laboral aplicable y el reglamento interno de trabajo, tales pero sin limitarse a: afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral y pago de aportes, afiliación a la Caja de Compensación y pago de aportes, pago a la DIAN de las sumas retenidas, emitir certificados de ingresos y retenciones y certificados laborales y suministrar información a una entidad o autoridad nacional que requiera datos personales, conforme con la normatividad vigente; ii) Realizar los pagos del salario o cualquier otro concepto a la cuenta bancaria que para tales efectos señale el trabajador o a las entidades expresamente indicadas por éste; iii) Contratar seguros de vida y/o gastos médicos o para el otorgamiento de cualquier otro tipo de prestación que derive de la relación laboral con Adbid, de ser el caso; iv) Notificar a causahabientes, familiares, representantes o apoderados, de ser el caso, en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo; v) Mantener la seguridad y salud de los trabajadores en el lugar de trabajo, de conformidad con las normas aplicables al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (en adelante “SG-SST”) y conservar los documentos indicados en el artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015; vi) Informar instrucciones en ocasión al contrato de trabajo; vii) Evaluar el desempeño laboral del trabajador; viii) Recolectar información y/o evidencia con le fin de realizar e iniciar procesos disciplinarios laborales, de ser el caso; ix) Almacenar los Datos Personales en el sistema que para tales efectos utilice Adbid; x) Circular y consultar los datos entre las personas especificadas en este literal, exclusivamente para los fines aquí previstos; xi) Usar la información para procedimientos y documentos relacionados a la relación laboral entre Adbid y el trabajador y; xii) En general para cumplir con todas las obligaciones que emanen de las respectivas relaciones laborales. 

b) Finalidades para el tratamiento de datos de posibles candidatos: i) Analizar la información del candidato con el fin de iniciar un proceso de vinculación con Adbid; ii) Contactar al candidato para manifestar el interés que existe en iniciar un proceso de vinculación; iii) Verificar la veracidad y autenticidad de la información suministrada por el candidato en su hoja de vida con las entidades en las que ha adelantado sus estudios y/o desempeñado cargos; iv) iniciar los estudios que sean necesarios para determinar el ingreso de el candidato a Adbid como empleado y; v) Enviar sus Datos Personales a terceros que se encuentren interesados en contactar personas con su perfil.


c) Finalidades para el tratamiento de datos de proveedores: i) organización del registro de información de proveedores para el envío de órdenes de compra; ii) Dar cumplimiento a lo establecido en el contrato y/o la oferta de servicios entre el proveedor y Adbid; iii) Realizar el pago de las cuentas de cobro, facturas y/o documentos equivalentes a favor del proveedor en la cuenta bancaria que éste indique; iv) Investigación, verificación y validación de la información suministrada por los proveedores, con cualquier información de tenga Adbid y frente a listas internacionales sobre comisión de delitos y/o lavado de activos y; v) Elaboración de reportes sobre desempeño y cumplimiento por parte de proveedores. 

d) Finalidades para el tratamiento de datos de ex empleados: i) servir como base para la expedición de certificados laborales de que trata el artículo 57, numeral 7º del Código Sustantivo del Trabajo, a solicitud del ex empleado o sus causahabientes; ii) Servir de base para el otorgamiento de referencias laborales; iii) Contactarlo, cuando así se requiera, con el fin de solicitar información sobre cualquier actividad que haya realizado como empleado de Adbid y; iv) estudiar y analizar la información y los Datos Personales a efectos de considerar al ex empleado en procesos de contratación o para enviar sus Datos Personales a terceros que se encuentren interesados en contactar personas de su perfil.

En consecuencia, para las finalidades descritas, Adbid podrá: 

a) Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares en una o varias Bases de Datos, en el formato que estime conveniente; 

b) Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los Titulares; 

c) Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares con cualquier información de que disponga legítimamente; 


d) Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los Titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera. 

e) Analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada por los Titulares; 

f) Estudiar, analizar, personalizar y utilizar la información suministrada por los titulares para el seguimiento, desarrollo y/o mejoramiento, tanto individual como general, de condiciones de afiliación, servicios, administración, seguridad o atención, así como para el desarrollo de encuentros de promoción comercial, invitaciones de cualquier índole. Adbid podrá compartir con sus aliados estratégicos y de negocios los Datos Personales de los titulares y someterá a dichos aliados a las condiciones de la presente Política; 

g) En caso de que Adbid no se encuentre en la capacidad de realizar el Tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los Datos Personales recopilados para que sean tratados por un tercero, previa notificación a los titulares de los Datos Personales recopilados, el cual será el Encargado del Tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para su Tratamiento. 

Adbid podrá revelar información personal cuando sea requerido o crea que es apropiado para cumplir con la ley (por ejemplo, una citación legal, orden judicial u orden judicial); hacer cumplir o aplicar esta Política o las otras políticas o acuerdos; para iniciar, prestar, facturar y cobrar las cantidades adeudadas a Adbid; para proteger sus derechos o si cree que una emergencia relacionada con el peligro de muerte o lesiones físicas graves a una persona requiere o justifica la divulgación de información personal. 

Adbid puede, de vez en cuando, contactarlo por parte de negocios externos para ofrecerle alguna oferta particular que pueda ser de su interés. En esos casos, su información de identificación personal (e-mail, nombre, dirección, número de teléfono) no es transferida a la tercera parte sin su consentimiento expreso. Además, Adbid puede compartir los datos con socios fiables para ayudarle a ejecutar una análisis estadístico, el envío de correo electrónico o postal, la atención al cliente, u organizar las entregas. 

XI. Transferencia y Transmisión de Datos Personales 

El área de Recursos Humanos de Adbid será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de Adbid. 

XII. Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos 

En caso de que Adbid transfiera o transmita Datos Personales, cumplirá con las siguientes reglas:


● Transferencia de Datos Personales 

La Transferencia de Datos Personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos, se encuentra prohibida. No obstante lo anterior, Adbid podrá realizar Transferencia de datos cuando: 

a) El Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia; 

b) Se realice intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública; 

c) Se realicen Transferencias bancarias o bursátiles, conforme con la legislación que resulte aplicable; 

d) Se realicen Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad; 

e) Se realicen Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular y; 

f) Se realicen Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar el interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. 

● Transmisión de Datos Personales 

En la Transmisión de Datos Personales que realice Adbid como Responsable del Tratamiento, éste cumplirá con las disposiciones establecidas en el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015, en lo relativo al contrato de transmisión de datos personales que celebre con los Encargados del Tratamiento. 

XIII. Procedimiento para ejercer los derechos del Titular de los datos 


● Procedimiento para acceso y de consulta 

El Titular de los Datos Personales, o cualquiera de las personas autorizadas conforme con lo establecido en este documento, podrán consultar la información que repose en las Bases de Datos de Adbid, para lo cual deberán formular la correspondiente petición mediante solicitud enviada de lunes a viernes en horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico daniela.gonzalez@adbid.com.co donde se indicará los datos solicitados, previa verificación de la identidad del solicitante.

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. 

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

● Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamo 

El Titular, o cualquiera de las personas autorizadas conforme con lo establecidos en el esta Política, que consideren que la información contenida en las Bases de Datos de Adbid debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 o cualquier norma que la complemente o modifique, podrán presentan un reclamo ante Adbid, el cual será tramitado conforme con las siguientes reglas: 

a) El reclamo se formulará mediante solicitudes tramitadas por escrito al correo electrónico daniela.gonzalez@adbid.com.co , mediante le cual se indique cuales son los datos solicitados previa verificación de la identidad del solicitante; 

b) Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. 

La solicitud debe contener la siguiente información: 

i. La identificación del Titular; 

ii. Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto); iii. Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante; 

iv. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos; 

v. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; 

vi. Los documentos que se quiera hacer valer; 

vii. Firma, número de identificación y huella y; 

viii. Radicación en original. 

c) Si el reclamo resulta incompleto, Adbid requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo;

d) Si el Área que recibe el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado; 

e) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido y; 

f) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

XIV. Supresión de Datos. 


El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Adbid la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

 

a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012, Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, y las demás normas que las complementen o modifiquen; 

b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados y; 

c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados. 

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Adbid. 

El derecho de supresión no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: 

a) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de Adbid; 

b) La supresión de los Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas y; 

c) Los Datos Personales sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular. 

XV. Revocatoria de la Autorización

El Titular de los Datos Personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. 

XVI. Seguridad de la Información 

En desarrollo del principio de seguridad, Adbid ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los Datos Personales está restringido a sus Titulares y Adbid no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad aplicable. No obstante lo anterior, Adbid no será responsable por cualquier acción tendiente a infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los Datos Personales. 

XVII. Implementación de Medidas de Seguridad de la Información 

Adbid mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los Datos Personales y a los sistemas de información. En ese sentido, el procedimiento deberá considerar, como mínimo, lo siguiente: 

a) Capacitación del personal que ingresa a Adbid, donde se le informará el contenido de la presente Política y los mecanismos y protocolos de seguridad para el Tratamiento de los Datos Personales; 

b) Ámbito de aplicación del procedimiento junto con las medidas a tomar, las normas aplicables y las reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido por la Ley; 

c) Funciones y obligaciones del personal; 

d) Estructura de las Bases de Datos manejadas por Adbid; 

e) Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante cualquier solicitud y; 

f) Controles periódicos sobre el manejo de los Datos Personales y de las Bases de Datos controladas por Adbid. 

XVIII. Cambios en la Política 

Adbid podrá modificar la presente Política en cualquier momento, y siempre subirá la versión actualizada en la página web e informará de dicha actualización a los usuarios y Titulares de los Datos Personales mediante notificación enviada al correo electrónico de cada uno de ellos. 

XIX. Responsabilidad


ADBID no será responsable, civil, comercial, penal o bajo cualquier otra responsabilidad dentro del marco jurídico colombiano de acuerdo con los límites establecidos en la legislación aplicable. 

En especial ADBID no es responsable por la veracidad de los datos proporcionados por las fuentes y los usuarios de la Plataforma. 

Responsabilidad de los Clientes. Usted al ser cliente o proveedor de ADBID acepta que es responsable ante cualquier autoridad sobre las bases de datos que se encuentren en su poder. Usted como cliente o proveedor de ADBID dejará indemne a ADBID de cualquier responsabilidad ante cualquier autoridad sobre las bases de datos en su poder. Para las verificaciones respecto de terceros, el Cliente expresamente que se obliga y manifiesta bajo la gravedad de juramento que ha recabado la autorización para el tratamiento de datos personales de sus potenciales clientes, empleados, prestadores de servicios o cualquier Tercero cuyos datos sean sometidos para verificación en ADBID, incluyendo la autorización para la transmisión de los datos de dicho Tercero a empresas ajenas a su núcleo de negocio para el proceso de Verificación. 

XX. Vigencia de la Política 

La Política rige a partir de su aceptación. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados.